世田谷区役所は「PPAP」やめます。桃野が先の予算特別委員会で提言。小さな「改善」ではありますが、こうしたことも日々コツコツ取り組んでいます。
世田谷区議会議員、桃野芳文です。
今日は、小さなこともコツコツ改善を進めているという話。
区役所というところは、いったん始めたことを変えるのが苦手な組織であると感じます。「今時まだ、そんなことやっているの？」と思わされることもしょっちゅう。その一例がPPAP（パス付きZIP）。
区職員との平場の会話では「意味ないから、もうやめましょう」と話していましたが、この間、なかなか変わりませんでした。
区職員と議員がメールでやり取りをすることも多いですが、そのメールにファイルが添付されている場合、先ずはメールが送られてきて、その後に間髪入れず「先ほど送ったファイルを開くパスワードは＊＊＊＊＊＊＊」と、もう1通別のメールが届きます。
PPAPは、添付ファイル送信時にファイルを圧縮し、パスワードを付与してメールを送信する仕組みで、世田谷区役所では、庁外にメールを送信するときにはセキュリティ対策のため、自動的にこの仕組みでメールが送信されるようになっています。
しかし今や世間では、これはセキュリティ対策として効果がない一方で、メールの受信者側に手間がかかり、スマートフォンやタブレットでは利用しにくい。更にマルウェアに感染しているファイルを暗号化した場合、対策ソフトで検知できなくなる可能性も出てくる。と利用されなくなっています。
ということで。
対議員に限らずですが、区役所から発信されるメールについてはPPAPをやめて、新たにセキュリティ効果の高い方式に変えるべき。
桃野は、先の予算特別委員会で提言をしたところ、区側からは、「来年度、庁内次期情報基盤の構築にあわせて、セキュリティと利便性を両立させるため、メールサーバーをクラウド化し新たなセキュリティ方式に順次移行してまいります」との答弁があり、先日、区側から議会側に対してメールシステムの運用変更が伝えられました。
【現行運用からの変更点①(職員等→相手方) 】
・職員が相手方へ「パスワード付き」やzip化 (圧縮処理) した添付をファイルを送らないため、添付ファイルをクラウドサービス上に保存。
・クラウドサービスから発行された、リンクを相手方にメールで送信。
・相手方はセキュリティチェックがされた添付ファイルを、リンクからダウンロード。
【現行運用からの変更点②(相手方 職員等)】
・添付ファイルが、 「パスワード付き」 や 「zip化 (圧縮処理)」されている場合は、受信できない(セキュリティチェックをすり抜ける可能性があるため)。
・添付ファイルが、 「パスワード無し」 や 「zip化 (圧縮処理)」されていなければ、従来通りメールで受信が可能。
小さな「改善」ではありますが、これで区職員の仕事の効率もセキュリティ対策もより良くなることは間違いありません。桃野は、こうした小さな改善にも日々コツコツ取り組んでいます。
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