「森友問題」での公文書改ざん事件も記憶に新しい中。世田谷区はこれまで永年・長期保存とされていた公文書を廃棄できるようにする？！
世田谷区議会議員、桃野芳文です。
本日は企画総務委員会。「世田谷区公文書管理条例の一部改正（素案）について」の報告もありました。
行政が保有する文書は国民の共有財産と言っていいもの。歴史を刻む公的記録であり、時に真実を証明するための強い証拠になることもあります。
例えば近年、国会で大きな問題となったものを挙げると2016年の自衛隊南スーダン派遣部隊の日報が隠蔽されていた事件、2018年の「森友問題」では、財務省が作成した土地取引に関わる決裁文書が改竄されていたという事件があります。
公文書が隠蔽されたり、改竄されたりすれば、歴史が隠蔽、改竄されることに繋がり、国民が真実を知ることが困難になることにもなるのです。
公文書は適切に管理、保存されなくてはなりません。重要な文書は廃棄せず保存され続けなければなりません。これは国だけでなく自治体でも同じこと。世田谷区では「世田谷区公文書管理条例」に基づき、文書管理を行っていますが、現在この条例の改正に関する議論が進んでいます。
本日の企画総務委員会では区側から改正案の素案が示されたのですが、桃野が提起した論点の一つが文書のデジタル化。これまでも区側に提言してきたのですが、今日の委員会でも「文書管理において、重要な文書はデジタル化して永年保存すべき」との趣旨で改めて意見を述べました。
役所の持つ文書は、その重要性はまちまち。保存スペースや管理の手間もありますので、その重要性を鑑みて保存のルールが定められています。事案が終了すればすぐに廃棄しても良いものもあれば、長期に渡って保存すべきものも。世田谷区の公文書管理条例では公文書をそれぞれ以下のように分類しています。
第12条 公文書の保存期間の区分は、次のとおりとする。
⑴ 長期 ⑵ １０年 ⑶ ５年 ⑷ ３年 ⑸ １年 ⑹ １年未満
そして今回、区が示している条例改正（素案）は以下内容。
・公文書の保存期間については「長期」の扱いを廃止し、法令で定めがある場合を除き、最長30年とする
・このことにより全ての文書が必ず保存期間満了を迎えることになり、その際は「廃棄」「保存期間の延長」「特定重要公文書としての移管（保存）」のいずれかの取り扱いにする。
・これまで区が作成し「永年」又は「長期」として保存している文書についても、その保存期間を当該文書の作成又は取得から30年と読み替える。
・それらの公文書は保存期間満了時に重要公文書の該当性について判断する。
・公文書のうち「重要公文書」に該当するものは、保存期間が満了した後に「特定重要公文書」となり区が永久の保存。
つまり、これまで永年・長期保存とされていたものが、今後は区側の裁量で一定期間の後に廃棄できるようになると言うこと。
桃野の視点は先ず、これまで永年・長期保存とされていたものを廃棄するのはおかしいと言うこと。そして文書を保存するスペースの問題や紙の劣化が問題となるなら、デジタル化して保管すれば良いでは無いかと言うこと。
この条例改正はまだ素案の段階であり、その中身を変えられるものです。来月（2021年6月）にはこの条例改正（素案）に対する区民意見募集が行われ、11月には世田谷区議会に条例改正（案）が示される予定です。区が示す予定では2022年4月に改正世田谷区公文書管理条例、同規則の施行。
桃野はこれからも議会から区側に意見をぶつけて参ります。区民の皆様も是非、条例改正（素案）に対する区民意見募集にご参加下さい。
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